Voyages caritatifs

Notre approche des voyages  caritatifs

La préparation et la réalisation de projets originaux et rassembleurs au nom de causes généreuses supposent un engagement fort et beaucoup de passion. Karavaniers fut pionnier dans le domaine des voyages caritatifs au Québec, et après 18 ans, la maturité est atteinte. Nous poursuivons nos efforts et notre implication dans l’organisation de vos projets avec des idées sans cesse renouvelées, et une expérience qui ne peut que profiter à votre projet, et ultimement, à la cause.

Deux visages du défi

Toutes les causes ne se ressemblent pas, tous les publics non plus. C’est pourquoi nous proposons deux façons de relever le défi.

Le défi exigeant

Pour celles et ceux qui veulent se dépasser vraiment. Haute altitude, longues distances, terrains sauvages. Un défi à la mesure des grandes ambitions, qui laisse une empreinte durable chez qui le relève.

Le défi plus léger

Tout aussi porteur de sens, mais accessible à un plus grand nombre. Idéal pour rassembler un groupe aux profils variés, ou pour une première expérience de voyage caritatif. Le sommet est plus doux, l’émotion tout aussi grande.

À vous de choisir le visage qui correspond à votre cause et à votre communauté. Nous vous aidons à trancher.

Ce qu’il faut prévoir avant un voyage caritatif

Nous préférons vous le dire d’entrée de jeu, parce qu’un projet bien compris est un projet qui réussit. Un voyage caritatif, c’est un engagement réel, autant pour vos participants que pour votre équipe.

Du temps

On ne monte pas un tel projet à la dernière minute. Comptez un à deux ans entre l’idée et le départ, le temps de bâtir le voyage et surtout d’organiser la levée de fonds.

L’échéancier habituel :

• 18 à 24 mois avant le départ : premières discussions, choix de la destination et du niveau de difficulté
• 12 à 18 mois avant : conception du défi et préparation du projet
• 12 mois avant : lancement du recrutement et démarrage de la levée de fonds
• Les mois précédant le départ : séances d’information pré-départ et entraînement

Ce délai tient surtout à la levée de fonds. Un participant qui dispose d’un an pour solliciter son entourage amasse nettement plus qu’en quelques semaines.

Un effort physique

Le niveau d’engagement dépend du défi retenu. Un trek en altitude se prépare pendant des mois, avec de longues sorties pour habituer le corps à marcher plusieurs jours de suite avec un sac sur le dos. Un parcours plus accessible demande une préparation bien réelle, mais autrement moins exigeante.

Vos participants savent à quoi s’attendre : on leur donne des repères clairs sur ce qu’il faut faire, et quand.

Une chose à dire franchement dès le recrutement : l’entraînement n’est pas facultatif. Un groupe avance au rythme de ses membres, et la préparation de chacun devient vite l’affaire de tous.

Une personne responsable chez vous

Quelqu’un doit porter le projet à l’interne : répondre aux questions des participants, faire le suivi, assurer le lien avec nous. Ce n’est pas un poste à temps plein, mais le rôle doit être attribué dès le départ.

Comment nous vous accompagnons

Organiser un défi caritatif quand ce n’est pas son métier, ça peut vite ressembler à une deuxième montagne à gravir. Notre rôle, c’est de vous décharger de tout ce qui touche au voyage, pour que vous gardiez votre énergie là où elle compte : votre mission.

Concrètement, voici ce que nous prenons en main :

• Nous concevons un défi sur mesure, taillé à l’image de votre cause et de votre communauté.
• Nous préparons vos participants bien avant le départ, avec des séances d’information pré-départ organisées longtemps à l’avance, souvent avant même la confirmation du voyage.
• Nous assurons un encadrement complet à destination, avec ou sans accompagnateur québécois, selon ce qui vous convient.
• Nous gérons les inscriptions et la facturation. Vous nous transmettez les noms des personnes intéressées, nous prenons le relais : formulaire, validation des dossiers, puis facturation par personne ou directement à votre fondation, selon ce qui aura été convenu. Aucuns frais de dossier.
• Et nous restons à vos côtés tout au long du parcours, parce qu’un partenariat, ça se vit sur la durée.

Formalités

KARAVANIERS VOUS PROPOSE UNE ASSURANCE EFFICACE!

Veuillez vérifier que vous êtes bien couvert par vos assurances à propos des aspects ci-dessous :

• Soins médicaux d’urgence et rapatriement incluant le sauvetage en hélicoptère
• Annulation et interruption de séjour
• Bagages
• Accident de voyage.

Il faut penser à acheter ses assurances annulation et interruption le même jour de votre réservation-paiement du dépôt pour vous assurer d’être couvert.
Si vous avez besoin d’une couverture, contactez-nous.

RÉSERVATION DES BILLETS D’AVIONS

Le billet d’avion n’est pas inclus dans le prix. Les propositions de vols se font une fois le départ confirmé.
Karavaniers vous offre le service de réservation, selon votre demande et selon les prix de notre fournisseur aérien au moment de la réservation. Nous n’avons pas le contrôle sur la variation des prix des billets.
Acheter vos billets d’avion via Karavaniers permet de bénéficier de la protection de l’OPC, de soutien en cas d’annulation ou de retard de vols, et d’un suivi des dossiers en cas de réclamation auprès des compagnies.
Si vous souhaitez prendre les vols de votre côté, il sera important de les faire correspondre avec notre itinéraire pour faciliter les transferts aéroport – hôtel – aéroport. Tout transfert hors des horaires de ceux du groupe serait potentiellement à votre charge. Contactez-nous pour cela.

Foire aux questions

Faut-il vraiment s’y prendre un ou deux ans d’avance ?

Oui, et c’est une bonne nouvelle plutôt qu’une contrainte.

Ce délai n’est pas là parce que le voyage est compliqué à monter, mais parce que la levée de fonds a besoin de respirer. Un participant qui dispose d’un an pour solliciter son entourage amasse beaucoup plus, et beaucoup plus sereinement, que celui qui court après ses derniers dons trois semaines avant le départ. L’entraînement physique, lui aussi, se fait mieux sans précipitation.

Autrement dit, le temps travaille pour vous.

Pouvons-nous choisir la destination et le niveau de difficulté ?

Oui, et c’est tout l’intérêt du sur mesure.

Certaines fondations veulent frapper l’imaginaire avec un grand défi : le Kilimandjaro, un col péruvien à plus de 4000m, la calotte du Groenland. D’autres préfèrent rassembler le plus de monde possible avec un parcours plus doux, dans l’Atlas marocain, en Andalousie ou en Crète, où l’émotion est tout aussi forte mais où personne ne se sent exclu d’avance.

Les deux fonctionnent très bien, et il n’y a pas de mauvaise réponse. On vous aide à choisir celui qui colle à votre cause, à vos gens et au message que vous voulez porter.

Nos participants voyagent-ils entre eux ?

Oui. Un défi caritatif se vit en groupe fermé, avec vos gens et personne d’autre.

C’est une bonne partie de la magie, d’ailleurs. Des personnes qui partagent la même cause, le même effort et les mêmes fous rires au bout d’une longue journée de marche, ça crée des liens qui survivent longtemps au retour. Plusieurs fondations nous disent que leurs participants sont devenus, après coup, leurs bénévoles les plus fidèles.

Qui paie le voyage ? Est-ce que ça sort des fonds amassés ?

Ce sont deux enveloppes complètement séparées, et c’est probablement la distinction la plus importante de cette page.

Chaque participant paie son propre voyage, exactement comme n’importe quel voyageur chez nous. Les sommes qu’il amasse auprès de son entourage, elles, s’en vont directement à votre fondation. Un dollar donné à votre cause reste à votre cause : il ne servira jamais à payer un billet d’avion ou une nuit d’hôtel.

Certains de nos participants ont des besoins particuliers. Est-ce gérable ?

La plupart du temps, oui, à condition qu’on le sache tôt. Allergies et restrictions alimentaires, médication à conserver au froid, condition cardiaque suivie par un médecin, mobilité réduite sur certains segments : ce sont des situations qu’on rencontre régulièrement et qu’on sait accommoder, du moment qu’elles nous sont signalées à l’inscription plutôt que la veille du départ.

Certaines conditions demandent un avis médical avant de confirmer la participation, surtout en altitude. On en discute alors directement avec la personne concernée, avec tact et sans jugement, pour trouver la solution qui lui convient. Parfois, c’est un défi différent au sein du même projet.

Qui accompagne le groupe ?

Vos participants sont encadrés par des guides d’expérience, choisis pour leur connaissance du terrain autant que pour leur capacité à mener un groupe humainement.

Sur la plupart de nos projets, l’équipe combine un accompagnement local, indispensable pour la connaissance fine de la région, et la possibilité d’un accompagnateur québécois qui fait le pont culturel et rassure les voyageurs moins aguerris. C’est vous qui décidez de cette formule au moment de bâtir le projet.

Dans tous les cas, les mêmes personnes suivent le groupe du début à la fin. Vos participants ne changent pas d’interlocuteur en cours de route.